Como escolher o Software de Gestão mais adequado para sua Empresa
Roberto Kowas

Também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planing ou Planejamento de Recursos Corporativos), um software de Gestão é acima de tudo uma importante ferramenta de trabalho, com características essencias de integração e parametrização. Integração como capacidade do software de fluir para outras áreas, a partir de um fato novo, todas as informações decorrentes deste novo fato, e Parametrização como a capacidade do software de aderir este fato novo, informando suas políticas, normas, processo, etc., em diferentes Empresas.

Relação Custo X Benefício

O ERP custa pouco ou muito? Na maioria das vezes esta é a primeira pergunta feita pelos executivos das Empresas sem considerar os benefícios que o software poderá gerar. O ERP seguramente será a principal ferramenta de gestão da empresa, e sua implementação deve ser considerada um investimento e não um custo.


Como selecionar um Sistema de Gestão

Avaliação Inicial - Determine as reais necessidades da empresa e recursos oferecidos pela tecnologia a ser adquirida, envolva neste processo, membros da Diretoria e funcionários que estarão diretamente envolvidos com os benefícios gerados pelo ERP. Procure assessoria de especialistas em informática para ajudá-los à escolher a melhor arquitetura tecnológica ou identificar as deficiências que poderão apresentar.

Aderência - Verifique quais funcionalidades contidas no produto atendem suas necessidades, e se a aplicação das mesmas em seu negócio trarão benefícios como: redução de custos, diminuição de tempo de operações básicas, eliminação de re-trabalhos, aumento da eficiência do atendimento aos seus clientes e aumento de competitividade. Certamente você gostaria de adquirir um produto que atenda 100% as necessidade de sua Empresa, contudo, os Sistemas de Gestão possuem características próprias e distintas, e é através da flexibilidade, parametrização e disponibilidade de se desenvolver particularidades, que a empresa fornecedora de ERP irá tentar alcançar ao máximo este percentual.

Localização - As constantes mudanças em nossa Legislação Tributária promovidas pelo nosso Governo, obrigam as Empresas a realizarem rápidas mudanças em seus processos visando o correto enquadramento dos mesmos às novas normas tributárias. A rapidez exigida destas mudanças é vital para manutenção da lucratividade do negócio e competitividade no Mercado Globalizado. Certifique-se de que o produto está adaptado à nossa legislação e principalmente a garantia de atualização constante em função de alterações em nossa legislação.

Tecnologia - Verifique se a linguagem utilizada para desenvolvimento do software é utilizada e aceita mundialmente. A liberdade de escolha do fornecedor do banco de dados a ser utilizado pela aplicação também é um fator importante, primeiro pela segurança e integridade, uma vez que nele estarão gravadas todas suas informações de negócio, e segundo pelo custo de aquisição, que poderá superar o custo do hardware.

Rastreabilidade - Para garantia da integridade e segurança das transações, o software deve oferecer condições de rastreabilidade, disponibilizando aos administradores do sistema, recursos que permitam identificar que usuário executou determinada operação.

Integração com internet e outros aplicativos - Hoje em dias estão disponíveis no mercado um número significativo de aplicativos gerenciais ou de aplicação específica, que poderão compartilhar informações do ERP, recursos do tipo corte e cole ou conexão direta são fundamentais para extração de dados do ERP. Também deve ser considerado recursos de integração e comunicação de dados (EDI, BIZTALK, etc) com clientes, fornecedor e instituições financeiras.

Evitando riscos futuros

Referências - Busque o máximo de referências sobre o produto e sobre a empresa de consultoria que irá realizar a implementação, procure identificar empresas que tenham o mesmo perfil comercial e verifique quais funcionalidades de seu negócio não puderam ser atendidas e qual solução foi oferecida pelo fornecedor do ERP.

Relacionamento - Uma implementação de ERP é normalmente um processo que envolve todas as áreas de sua empresa, direta ou indiretamente, por isso é importante que você exponha suas limitações e seus problemas, da mesma forma que você deve ter ciências das limitações do fornecedor, com isso, vocês estarão estabelecendo uma parceria duradoura e fortalecida.

Implantação - O prazo e custo de implantação variam de acordo com as necessidades da empresa e dos recursos disponibilizados (equipamentos e pessoal). Exija do fornecedor um cronograma detalhado, com definições claras de cada fase da implantação, elaborado em conjunto com seus funcionários. Certifique que a equipe de implantação estejam atualizados sobre o software, e que os mesmos estão comprometidos com a cultura da empresa de oferecer bons produtos e serviços, lembre-se que eles serão os realizadores do que fora acordado.

Treinamentos - Fundamental num processo de implementação de ERP numa empresa, o treinamento deve ser dirigido à sua empresa, visando qualificar seus funcionários à extrairem o máximo de aproveitamento dos recursos oferecidos pelo software.

Documentação - Peça importante num ambiente integrado e em produção, uma vez que documenta todos os processos e principalmente as customizações realizadas visando atender determinada funcionalidade de sua empresa. Esta documentação permite que novos consultores ou funcionários entendam o que cada funcionalidade do programa faz.

Data de Publicação: 18/04/2006